In het artikel van afgelopen dinsdag (Wat is een digitale begeleidingsbrief?) is uitgelegd wat een papieren begeleidingsbrief is. Daarna is in het artikel een proef gedaan waarin te zien is wat het verschil is als het gaat om snelheid van de digitale brief tegenover de handgeschreven versie. Het tijdsverschil was aanzienlijk en is al een reden om digitaal te gaan rijden. In dit artikel bekijken we andere voordelen van de digitale begeleidingsbrief.
Duurzaam werken
Logistiek Zonder Papier verzorgt jaarlijks meer dan 1.500.000 digitale begeleidingsbrieven. Elke papieren begeleidingsbrief bevat één wit voorblad en drie doorslagen. Dit houdt in dat er in totaal 6.000.000 minder A4’tjes geprint hoeven worden door de oplossing van Logistiek Zonder Papier.
Hierbij dragen alle samenwerkende organisaties en Logistiek Zonder Papier bij aan het verminderen van de papierstroom. Er zijn diverse bronnen die aangeven dat het produceren van één A4 papiertje ongeveer 10 liter water kost. Door onze oplossing is het dan al 60.000.000 liter water minder.
Daarnaast zijn er los van het kappen van bomen en het gebruiken van water ook fossiele brandstoffen en chemische stoffen die gebruikt worden tijdens het maken van papier. Wij zijn trots dat wij samen met onze opdrachtgevers een steentje bijdragen in het verminderen van de papierstroom wereldwijd.
Tijd besparend
Het invullen van de papieren begeleidingsbrief is tijdrovend werk, de meeste chauffeurs zullen dit ook beamen. In ons vorige artikel kunt u goed zien dat een digitale begeleidingsbrief gestroomlijnder werkt. Dit wilt zeggen dat alleen de echt nodige velden ingevoerd hoeven worden, de al bekende gegevens zijn automatisch al ingevuld. Dit scheelt een chauffeur tijd en werkt een stuk gebruiksvriendelijker. De meeste chauffeurs geven dan ook aan dat werken met de LZP app de meeste efficiënte en gebruiksvriendelijke werkwijze is.
Administratief gemak
Gebruiksgemak is een groot voordeel van het digitaal werken, het is namelijk zo dat papier gearchiveerd moet worden en papier verloren kan raken. Verder moeten de papieren opgehaald worden door een chauffeur wanneer ze op zijn, want anders kan hij of zij niet verder werken.
Wanneer u kiest voor een digitale begeleidingsbrief, komen al deze administratieve zaken te vervallen. De archivering van de digitale begeleidingsbrief gebeurd namelijk in ons portaal (automatisch), waar u te allen tijde op kunt inloggen en de gereden ritten kunt bekijken. Een verloren rit komt hierdoor ook niet meer voor, want ritten worden gelijk door onze app geopend en gesloten. Daarnaast is het goede nieuws dat de digitale versie van de begeleidingsbrief nooit op raakt, een chauffeur hoeft dus nooit naar kantoor om deze op te halen. Het administratief gemak leidt ook tot tijdsbesparing, omdat er veel minder administratieve handelingen nodig zijn. Door digitaal te werken is het meeste geautomatiseerd.
Realtime inzage
Bij Logistiek Zonder Papier hebben wij het ‘LoadIT’ systeem ontwikkeld. Op een centrale en beveiligde server willen alle ritten en processen geregistreerd. Deze ritten zijn dan ook altijd in realtime inzichtelijk in dit systeem. U kunt van dit systeem gebruik maken door in te loggen met uw eigen inlogcodes. Tevens kunt u ook de module ‘LMA’ bij Logistiek Zonder Papier afnemen waardoor u de mogelijkheid krijgt om (tussen)rapportages te verzenden naar het meldsysteem van het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA).
Mogelijke koppelingen
De digitale begeleidingsbrief is één van de diensten van Logistiek Zonder Papier. Om deze dienst uit te breiden hebben we verschillende koppelingen. Een voorbeeld is de ‘Weegbrug Software’ (ook wel ‘Logisch Wegen’ genoemd). In het kort gezegd is de weegbrug software een oplossing die de resultaten van weegbruggen digitaal registreert en opslaat. Verder heeft u de mogelijkheid om met één druk op de knop overzichten te genereren per rit, per klant, per week of per maand. De mogelijkheden zijn hier oneindig, zodat uw rapportages altijd gemakkelijk gerealiseerd kunnen worden.
Daarnaast hebben wij een module ontwikkeld die de maandelijkse meldingen naar Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA) vanuit het systeem kan versturen. Deze module wordt gevoed door de data die de digitale begeleidingsbrief genereert.
Alle informatie over onze diensten en ook de weegbrug software kunt u vinden in het menu onder ‘Diensten’.
Kostenbesparend
Wie denkt dat een digitale oplossing altijd duurder is, heeft het mis. Als we alle zaken bij elkaar zouden optellen, dan is papier rijden in de meeste gevallen (afhankelijk van het aantal ritten) duurder dan digitaal. Wanneer u graag meer informatie wenst over onze diensten, dan kunt u de onderstaande mogelijkheden gebruiken om contact op te nemen.
