Een begeleidingsbrief is een door de overheid voorgeschreven document die gebruikt dient te worden bij het transporteren en afvoeren van afvalstoffen in Nederland. Wanneer wij over de traditionele begeleidingsbrief praten, dan praten wij over de papieren variant. Tegenwoordig bestaan er digitale oplossingen, zoals de digitale begeleidingsbrief van Logistiek Zonder Papier. In dit artikel behandelen we de vraag ‘Wat is een begeleidingsbrief?’ en zullen wij een vergelijking maken tussen de papieren en de digitale variant.
De begeleidingsbrief:
Het gebruiken van een begeleidingsbrief is verplicht in Nederland wanneer u afvalstoffen transporteert of afvoert (op enkele uitzonderingen na). Deze verplichting staat vermeld in artikel 1.1 van de Wet milieubeheer en bij het transporteren van afvalstoffen moet hierdoor altijd een volledig ingevulde en juiste begeleidingsbrief aanwezig zijn. De papieren begeleidingsbrief ziet er zo uit:
Voordat een transporteur vertrekt, dient de begeleidingsbrief compleet te worden ingevuld. Denk hierbij aan zaken zoals de Euralcode, afvalsoort en natuurlijk het afvalstroomnummer.
Daarnaast bestaat de begeleidingsbrief uit 3 doorslagen en een wit voorblad:
- Eerste doorslag, voor de transporteur
- Tweede doorslag, voor de ontvanger
- Derde doorslag, voor de ontdoener
Verder blijft het voorblad te allen tijde op de locatie van herkomst en moeten alle doorslagen en het voorblad van de begeleidingsbrieven 5 jaar lang gearchiveerd blijven.
Papier of digitaal rijden?
In het verleden bestond natuurlijk alleen de oplossing om met een papieren begeleidingsbrief te rijden. Sinds de komst van smartphones zijn apps niet meer weg te denken, het digitaliseren van zo’n brief is dan ook een prima oplossing om duurzaam te werken. Het verkleint de papierstroom en daarnaast worden administratieve taken een stuk korter. Een groot pluspunt is dat de brieven niet meer zoekraken, automatisch worden gearchiveerd en dat chauffeurs altijd een brief op zak hebben. Ze hoeven dan ook niet meer naar kantoor om nieuwe brieven op te halen.
De dienst ‘Digitale Begeleidingsbrief’ van Logistiek Zonder Papier is dan ook een digitale oplossing voor de papieren begeleidingsbrief en voldoet aan alle eisen van de wet Milieubeheer. Het is dan ook geen enkel probleem als een handhaver of politieagent u vraagt om de brief, deze is voor hen ook gemakkelijk digitaal inzichtelijk. Wij adviseren dan ook om digitaal te rijden, niet alleen omdat het onze dienst is, maar ook omdat het zo veel voordelen heeft.
De digitale versie op de proef:
Om de snelheid van de digitale brief tegenover de papieren versie te laten zien, gaan wij een test doen. Eerst zal ik de app gebruiken om te laden, daarna zal ik de papieren begeleidingsbrief laten invullen door een ervaren persoon met een stopwatch om de tijd bij te houden:
We drukken op laden (2 seconden)
We kiezen het project (3 seconden)
We kiezen onze rit uit (3 seconden)
Bevestigen van de rit (2 seconden)
Brief gemaakt in 10 seconden
Het laden van een rit neemt met de digitale oplossing om en nabij de 10 seconden in beslag. In dit praktijkvoorbeeld is gebruik gemaakt van een basis opstelling, het kan zijn dat als u veel projecten heeft dat het enkele seconden langer kan duren omdat u moet zoeken naar het juiste project of de betreffende rit. In het bovenstaande voorbeeld was er 1 project beschikbaar en kan de brief dus in 10 seconden gemaakt worden. Indien u veel projecten heeft, is een reële tijd ongeveer 15 tot 25 seconden.
De papieren versie op de proef:
Om het vergelijk te maken laten wij de papieren versie invullen, dit moet altijd gebeuren voor het vertrek. Op deze manier vergelijken wij ‘digitaal’ laden tegen ‘papier’ laden. Het resultaat na het invullen van de papieren brief is:
Het invullen van de papieren begeleidingsbrief neemt in totaal 166 seconden (2 minuut en 46 seconden) in beslag. Het gaat hier dan om het geheel handmatig invullen van de papieren begeleidingsbrief, gedaan door een persoon die ervaren is met het invullen van de brief.
In dit geval is de digitale begeleidingsbrief de grote winnaar van de proef. Daarnaast wordt de digitale begeleidingsbrief automatisch gearchiveerd, raken deze nooit kwijt, is de status van een rit altijd inzichtelijk (op de computer) en hoeft de chauffeur niet meer naar een locatie te komen om de brieven op te halen. Dit zijn allemaal zaken die los van de tijd van invullen gemakkelijker en sneller worden gemaakt door digitaal te gaan rijden.
Hoeveel tijd scheelt het:
Een besparing van 156 seconden per brief is enorm, omdat het hier gaat om 1 brief. Als u deel uitmaakt van een organisatie, die de begeleidingbrieven nog volledig handmatig gebruikt (dus zonder digitale oplossingen) dan is het in grotere hoeveelheden:
- 100 brieven per maand: een besparing van 15.600 seconden per maand (4,33 uur)
- 500 brieven per maand: een besparing van 78.000 seconden per maand (21,65 uur)
- 1000 brieven per maand: een besparing van 156.000 seconden per maand (43,33 uur)
- 10000 brieven per maand: een besparing van 1.560.000 seconden per maand (433,33 uur)
*De berekening zoals wij hierboven laten zien is op basis van de standaard LZP app zonder toevoegingen en het volledig met de hand invullen van de begeleidingsbrief.
Administratieve handelingen:
Het berekenen van de winst wat betreft administratieve handelingen is moeilijk. Dit is afhankelijk van de snelheid van het personeel, de interne mate van automatisering en meer. De organisaties die de papieren begeleidingsbrief gebruiken kunnen hier een schatting van maken en vergelijken met de oplossing van Logistiek Zonder Papier. Een aantal administratieve voordelen van het het digitaal rijden zijn:
- Geen papieren opslag meer op kantoor en vrachtwagen
- Geen verloren begeleidingsbrieven meer
- Chauffeur hoeft geen brieven meer op te halen op locatie
- Status van vrachten altijd in realtime kunnen volgen
- Direct inzicht in de hoeveelheid afval die zijn afgevoerd
- Archiveren gebeurt automatisch en digitaal
Benieuwd naar de kosten van digitaal rijden?
Wanneer digitaal rijden u interessant lijkt, kunt u altijd vrijblijvend contact opnemen met Logistiek Zonder Papier. Via onderstaande knoppen kunt u telefonisch contact opnemen, of per mail. Onze collega’s staan u graag te woord, daarnaast kunnen wij de sales afdeling een afspraak met u laten maken, zodat er een vrijblijvende offerte opgesteld kan worden. Zo weet u precies waar u aan toe bent.
