Kosten besparen door te digitaliseren?

Wanneer u werkt met de papieren begeleidingsbrief of de papieren versie van het identificatieformulier, dan is het goed om eens na te gaan hoeveel administratieve tijd u nodig heeft om een brief of formulier op te maken, compleet te maken en te zorgen dat deze goed gearchiveerd wordt.

Door deze tijd te vermenigvuldigen met het aantal papieren die u per jaar gebruikt, krijgt u zicht op de nodige tijd van verwerking per jaar. Dit is dan ook weer om te rekenen naar kosten, wanneer u namelijk de tijd keer het gemiddelde uurloon doet. Op deze manier kunt u snel een inschatting maken van het werk en de kosten die het papier met zich meebrengt.

Hieronder hebben wij enkele voordelen opgelijst van het digitaliseren:

In November 2022 hebben wij een artikel geplaatst ‘Wat is een digitale begeleidingsbrief’ waarin u als lezer de snelheid van de digitale variant kunt zien. Er is te zien dat het aanmaken van een brief middels een app ongeveer 10 seconden duurt, het invullen van de papiervariant duurt daarentegen 166 seconden (2 minuut en 46 seconden).

Een chauffeur hoeft niet meer naar kantoor te rijden om nieuwe brieven op te halen. Om een digitale variant te maken opent hij zijn app (op de smartphone, tablet of boordcomputer) en laadt hij gemakkelijk de rit die naar zijn herkomst en bestemming gaat. De app doet zo de uitgifte van de brieven, zodat u dit niet meer hoeft te doen.

Het proces van aanmaken en lossen is bijna identiek in de app, ook hier is weer de snelheid van digitalisatie te vinden. De chauffeur kan zijn app openen, klikt op ‘Lossen’ en volgt het stappenplan. Hier ervaart de gebruiker dezelfde snelheid als bij het laden.

Aanvulling op dit voordeel:

In Nederland zijn al meer dan 100 bestemmingen met een koppeling tussen ons systeem en de weegbrug en dit is een zeer efficiënte manier van werken. Wanneer een bestemming namelijk gebruik maakt van de koppeling, worden de weeggegevens van de weegbrug automatisch in de app verwerkt. Zo hoeft de chauffeur zelf geen netto gewicht in te voeren en wordt de kans op fouten aanzienlijk vermindert.

Een overzicht van de huidige koppelingen kunt u hier vinden: Koppelingen volgens EBA

Het archiveren van brieven kan een hoop tijd in beslag nemen. Er zijn organisaties die complete ruimtes hebben ingericht met kasten en daar een archief bijhouden, andere organisaties scannen de brieven/formulieren in om deze digitaal op te kunnen slaan. In beide gevallen is er een persoon nodig die dit regelt en bewaakt en deze persoon heeft hier vaak zijn handen vol aan. Zeker als je spreekt over organisaties die meer dan 50.000 papieren per jaar moeten verwerken.

Voor bovenstaande situatie is de LZP app de uitkomst. Alle ritten die middels ons systeem gereden worden, worden digitaal gearchiveerd in ons systeem en zijn in een rapportage perfect terug te vinden. Een uitdraai maken van de afgelopen periode in PDF of Excel? Geen enkel probleem! Dit kan door gewoon even in te loggen in uw omgeving.

Het zoekraken van papieren brieven of formulieren is bij veel organisaties een terugkerend probleem. De digitale variant raakt daarom ook niet zoek, sterker nog, u heeft direct inzichtelijk welke rit er nog open staat en welke al afgesloten is. Zo heeft u meer grip op het transport van uw afval.

De organisaties die wij spreken vinden dit enorm fijn aangezien zij op deze manier een stuk sneller kunnen factureren. Dit komt omdat de ritten te volgen zijn, maar ook de gewichten gelijk worden vermeld. Zo heeft u alle benodigde informatie gelijk beschikbaar.

*In de app van Logistiek Zonder Papier is tevens een functie ingebouwd, die ervoor zorgt dat zelfs wanneer een chauffeur geen internetverbinding heeft, zijn formulier alsnog verstuurd wordt wanneer er weer verbinding is. Dit noemen wij ook wel het ‘vangnet’.

Wanneer u als organisatie interesse heeft in de diensten van Logistiek Zonder Papier, dan hebben wij voor de begeleidingsbrief of het identificatieformulier eigenlijk dezelfde werkwijze. Om goed uit te drukken hoeveel tijd dit uw organisatie in totaal kost, ziet u hieronder de nodige tijd per stap:

Omdat wij wensen dat beide partijen goed begrijpen met wie zij aan tafel zitten, is de eerste stap het oriënterend gesprek. Vanuit Logistiek Zonder Papier geven wij u dan een presentatie, waarin u de standaard omgeving van onze app te zien krijgt. Natuurlijk heeft u hier ook de ruimte om vragen te stellen.

Dit gesprek neemt gemiddeld 1 uur tijd in beslag.

Na het beantwoorden van uw vragen en het geven van de presentatie, sturen wij u een vrijblijvende offerte. U heeft vanaf hier de mogelijkheid deze digitaal te ondertekenen (voor de eerste besparing van papier!), natuurlijk kunt ook eerst nog extra informatie opvragen wanneer iets niet duidelijk is. De persoon die de presentatie heeft gegeven, is ook gelijk uw contactpersoon voor de rest van het traject. Hij staat klaar om u te helpen en te assisteren waar nodig.

*De tijd is afhankelijk van diverse factoren en wij geven u graag de tijd die u nodig heeft. Dus stap 2 zullen wij niet meenemen in de berekening. Er zijn namelijk snelle beslissers en organisaties waarbij het over meerdere lagen goedgekeurd moet worden. Dit maakt het voor ons moeilijk inschatten.

Als u besloten heeft de samenwerking met Logistiek Zonder Papier aan te gaan, dan heeft u de offerte voor het digitaliseren van het identificatieformulier of begeleidingsbrief ondertekend. Om ervoor te zorgen dat wij uw omgeving opzetten en de juiste functies/mogelijkheden voor uw organisatie toepassen, volgt een inrichtingsgesprek.

Tijdens dit gesprek nemen wij het werkproces door, zodat u deze kan afstemmen op uw eigen proces binnen de organisatie. Op deze manier werkt digitalisatie altijd nét even wat efficiënter.

In de meeste gevallen is er één gesprek van ongeveer 1 uur. Bij grotere projecten kan het zijn dat er 2 inrichtingsgesprekken volgen, in dat geval spreken wij over 2 uur.

Op basis van de nodige functies en mogelijkheden tijdens het inrichtingsgesprek, gaan onze grafische specialisten aan de slag om een demo-omgeving te maken van uw applicatie.

Het maken van deze demo neemt voor ons intern ongeveer 2 weken tijd in beslag. De exacte datum van de demo oplevering kan worden gepland na het inrichtingsgesprek. Na deze twee weken volgt er een gesprek waarin de demo aan u getoond wordt. Wanneer deze akkoord wordt bevonden beginnen de ontwikkelaars met het daadwerkelijk ontwikkelen van de omgeving.

Ook hier is in de meeste gevallen sprake van één gesprek van ongeveer 1 uur. Mocht de demo nog niet helemaal volstaan, dan wordt er vaak een tweede gesprek ingepland.

De oplevering is altijd een dag waar beide partijen naar uitkijken, voor ons is het leuk omdat wij bedrijven helpen efficiënt en duurzaam te werken en daarnaast is het voor uw organisatie een stap naar de toekomst.

Na deze dag kunt u namelijk gebruik maken van de digitale variant van de begeleidingsbrief of het identificatieformulier. Uw contactpersoon binnen Logistiek Zonder Papier neemt op deze dag het systeem door met de nodige betrokken personen, zodat ook zij weten hoe het precies werkt.

De oplevering van het systeem neemt vaak 1,5 uur tijd in beslag.

Wanneer wij de tijd die uw organisatie besteed in de bovenstaande 5 stappen bij elkaar optellen dan is de schatting:

Gemiddeld: 5,5 uur tijd

De stap om over te gaan naar een digitaal systeem hoeft voor uw organisatie dus niet al te veel tijd te kosten.

*Hier is rekening gehouden met een standaard omgeving, met wat kleine aanvullende mogelijkheden.

Voor de meeste organisaties scheelt het digitaliseren van het proces rondom de begeleidingsbrief of identificatieformulier zo veel tijd dat er in feite bespaard wordt op de kosten. Als u wenst een oriënterend gesprek en een vrijblijvende offerte aan te vragen, zodat u de berekening zelf kunt maken. Vul dan onderstaand formulier in, ons team staat voor u klaar.