De CMR wordt ook wel de internationale vrachtbrief genoemd. CMR staat in dit geval voor ‘Convention relative au Contrat de Transport International de Marchandises par Route’, de afkorting hiervan is CMR. De eCMR is in feite de papieren vrachtbrief die u gewend bent, maar dan digitaal. Deze brief wordt ook vaak ‘Digitale Vrachtbrief’ genoemd. Vandaag gaan wij het onderwerp ‘Wat is eCMR’ behandelen en laten wij zien hoe de eCMR van Logistiek Zonder Papier precies werkt.
Wat is een eCMR?
Zoals hierboven aangegeven is de eCMR de digitale versie van de papieren internationale vrachtbrief (de CMR). Het enige verschil tussen de CMR en de eCMR is dan ook dat de eCMR de digitale oplossing is.
De meeste oplossingen maken gebruik van smartphones of tablets om organisaties te helpen met het digitaliseren van de papierstroom, dit is duurzaam maar ook zeer efficiënt. Zo helpt de oplossing een hoop administratieve taken te verlichten en uiteraard de grote papierstroom te verkleinen.
Hieronder zullen wij de eCMR en het gebruiksgemak van de oplossing van Logistiek Zonder Papier tonen, maar eerst:
Waarom een eCMR gebruiken?
Naar schatting worden er 40.000.000 papieren vrachtbrieven per jaar gebruikt in Nederland. Dit komt neer op 110.000 vrachtbrieven per dag. Alleen de hoeveelheid papier dat gebruikt wordt is natuurlijk al niet meer van deze tijd, daarom worden er diverse digitale oplossing gemaakt. Het voordeel hiervan zit hem vooral in de duurzaamheid, maar ook op administratief vlak is er een hoop voordeel te behalen.
Één groot voordeel van de vele voordelen is de archivering. In Nederland is het verplicht de vrachtbrieven 7 jaar lang te bewaren, dit betekent dat iemand er dus voor moet zorgen dat alle papieren versies goed opgeslagen zijn. Dit kost ruimte, energie en een hoop tijd. Zeker als we praten over grote organisaties met grote aantallen vrachtbrieven per jaar. Met een digitale oplossing worden de brieven dan ook automatisch digitaal gearchiveerd voor 7 jaar. Zo komt dit hele administratieve pakket geheel te vervallen door simpelweg een eCMR te gebruiken. Daarnaast komt het niet meer voor dat u verloren brieven heeft, omdat alles digitaal opgeslagen wordt.
Bent u benieuwd naar alle voordelen van de eCMR? In het artikel ‘de voordelen van de eCMR‘ kunt u meer lezen.
De eCMR van Logistiek Zonder Papier:
Bij LZP noemen wij onze dienst de ‘eCMR internationale vrachtbrief’, deze dienst is de oplossing voor papierloos transport. Door een gemakkelijke vormgeving is het voor iedereen te begrijpen, de startpagina van onze eCMR ziet u hieronder. Op de getoonde schermafbeeldingen is een tablet te zien als voorbeeld. De app is echter ook te gebruiken op smartphones.
Op deze afbeelding is het logo van de opdrachtgever weg gelaten maar ook die staat er normaliter boven, zodat de chauffeur precies kan zien wie zijn of haar opdrachtgever is. Daaronder is het kenteken te zien, die uiteraard aan te passen is en ziet de chauffeur zijn naam staan.
De overige knoppen spreken eigenlijk voor zich en dat is waarom wij het eerdere hadden over de gemakkelijke vormgeving. Door op eCMR te klikken heeft de chauffeur de mogelijkheid een sjabloon te gebruiken of handmatig een nieuwe eCMR aan te maken. Onder actieve ritten staan de actieve ritten, maar ook de ritten die de chauffeur aangemaakt heeft, maar nog niet gestart heeft, zo blijven deze bewaard zodat hij/zij bijvoorbeeld in de avond al de rit voor morgen aan kan maken. Tot slot zien wij de ritgeschiedenis die alle ritten laat zien die afgerond zijn. Duidelijk, gemakkelijk en snel.
Het aanmaken van een eCMR:
Het aanmaken van een eCMR is vrij eenvoudig, wij laten u dan ook graag zien hoe het werkt. We beginnen bij het beginscherm:
Door op eCMR te drukken, kunnen wij gelijk starten met het selecteren van een vooraf ingesteld product. De producten zijn toe te voegen door de hoofdgebruikers op kantoor, deze kunnen dus vooraf ingesteld worden zodat een chauffeur alleen het betreffende product nog hoeft te selecteren, dit zullen wij doen op het volgende scherm.
Vanzelfsprekend selecteert de chauffeur hier het product dat hij/zij gaat vervoeren, het getal voor het groene pijltje geeft alvast aan hoeveel sjablonen er beschikbaar zijn.
‘Een sjabloon is een door een hoofdgebruiker aangemaakte versie van de vrachtbrief, om ervoor te zorgen dat een chauffeur zo min mogelijk zelf hoeft in te vullen. Dit kan handig zijn wanneer er veel repeterende ritten zijn.’ – Ontwikkelaar bij LZP
Na het selecteren van een product, zal het projecten-scherm getoond worden. Hierop geeft de chauffeur aan voor welk project er gereden zal worden.
Na het selecteren van het project, komen gelijk de betreffende sjablonen naar voren. Staat het juiste sjabloon er niet tussen? Geen probleem, dan klikt de chauffeur gemakkelijk op de knop ‘Nieuwe eCMR maken’ en kan hij handmatig een vrachtbrief invullen. In het geval dat er met een sjabloon gewerkt wordt is de vrachtbrief al ingevuld op basis van de gegevens die zijn aangegeven in het sjabloon.
Hierna kan de chauffeur nog aangeven of hij/zij gebruikt maakt van een aanhanger, een opmerking achterlaten en eventueel foto’s toevoegen. Door het gebruik van de eCMR en het gebruik van sjablonen kan een eCMR al gemaakt en opgesteld worden binnen 30 seconden. Dit scheelt de chauffeur een hoop tijd, zodat er binnen korte tijd gereden kan worden.
Het bekijken van de actieve eCMR’s:
Op het startscherm van de eCMR is ook de knop ‘Actieve eCMR’s’ te vinden. Hier kunt u gemakkelijk de actieve ritten vinden, en de ritten die wel zijn gemaakt maar niet zijn gestart:
Daarnaast geeft dit scherm de optie de brief te bekijken, de vracht te lossen, foto’s toe te voegen en een weegbonnummer te noteren.
De ritgeschiedenis van de eCMR’s:
Tot slot de ritgeschiedenis van de eCMR van Logistiek Zonder Papier:
De ritten worden netjes bewaard in de ritgeschiedenis en ook op dit scherm heeft u de mogelijkheid de internationale vrachtbrief nogmaals in te zien, of zelfs foto’s toe te voegen indien nodig.
Samenvatting:
In dit artikel hebben wij de functionaliteiten laten zien van de dienst ‘eCMR internationale vrachtbrief’ van Logistiek Zonder Papier. De functionaliteiten die getoond zijn laten zien wat een chauffeur kan met de app. Hiernaast hebben wij natuurlijk ook nog een portaal beschikbaar waarmee op kantoor gewerkt kan worden. Wanneer u interesse heeft in onze eCMR kunnen wij u vrijblijvend te woord staan en van meer informatie voorzien. Daarnaast kunnen wij ook langs komen en vrijblijvend een offerte opmaken. U kunt contact opnemen via het onderstaande formulier:
